# § 40 Protokollierungspflicht bei automatisiertem Abruf und bei Datenbestätigung

(1) Die Meldebehörde hat bei einer Personensuche im automatisierten Abruf und bei einer Datenbestätigung Folgendes zu protokollieren:
1.die abrufberechtigte Stelle,
2.die abgerufenen Daten,
3.den Zeitpunkt des Abrufs,
4.das Aktenzeichen der abrufenden Behörde,
5.den Anlass des Abrufs,
6.die Kennung der abrufenden Person oder bei einem maschinellen Abruf die Bezeichnung des Verfahrens und
7.die nach den Auswahldaten als abrufbar gekennzeichneten Datensätze der gefundenen Personen (Treffer).

(2) Bei einer freien Suche im automatisierten Abruf sind
1.zusätzlich zu Absatz 1 Nummer 1 bis 6 die verwendeten Auswahldaten zu protokollieren und
2.statt der Treffer nach Absatz 1 Nummer 7 die als abrufbar gekennzeichneten Datensätze der gefundenen nicht namentlich bestimmten Personen (Ergebnisse) zu protokollieren.

(3) Ist die abrufende oder maschinell anfragende Stelle eine der in § 34 Absatz 4 Satz 1 genannten Behörden, hat sie die Protokollierung vorzunehmen.

(4) Die Meldebehörde hat bei einem automatisierten Datenabruf durch die betroffene Person über ein Verwaltungsportal (§ 2 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes) Folgendes zu protokollieren:
1.Familienname, Vornamen, Geburtsdatum sowie die Anschrift der derzeitigen Haupt- oder alleinigen Wohnung der betroffenen Person,
2.die Art der Dienstleistung,
3.die abgerufenen Daten und
4.den Zeitpunkt des Abrufs.

(5) Die Protokolldaten sind mindestens zwölf Monate aufzubewahren und zu sichern. Sie sind spätestens zum Ende des Kalenderjahres zu löschen, das auf die Speicherung folgt. Die Protokolldaten dürfen nur für Zwecke der Datenschutzkontrolle, hieraus folgender Strafverfahren, der Sicherstellung des Betriebs der Register und der Auskunftserteilung an die betroffene Person verarbeitet werden.
